Desburocratização na educação

O momento da conclusão de um curso é sempre uma conquista, especialmente em um País como o Brasil, no qual o acesso à educação superior ainda é um privilégio de poucos. Apesar da comemoração que envolve a chegada do diploma, a emissão desse documento pelas instituições costuma ser bastante burocrática, além de exigir muitos trâmites e assinaturas, o que contribui para atrasar o processo.

Para reduzir a burocracia e cumprir a determinação do MEC, que regulamenta a emissão digital de diplomas de graduação, a Universidade de Santa Cruz do Sul, por exemplo, buscou um sistema robusto, seguro e dinâmico, que facilitasse o processo de assinaturas digitais. O Asten Assinatura, solução da empresa AVMB, foi implantado pela Universidade em janeiro de 2022 para assinatura dos diplomas digitais emitidos pela instituição, de acordo com os níveis de exigência e segurança definidos pelo MEC.

Alguns meses depois, em maio do mesmo ano, seu uso foi expandido para a assinatura de outros documentos nos demais setores da Universidade. De acordo com Karine Limberger, Coordenadora da Assessoria de Desenvolvimento Organizacional da UNISC, a utilização das assinaturas eletrônicas em diversos tipos de documentos foi crescendo de um setor para outro desde a contratação inicial da solução Asten Assinatura.

“Inicialmente, nossa ideia era apenas cumprir com a nova legislação sobre a emissão de Diplomas Digitais, mas os muitos feedbacks positivos dos funcionários e estudantes nos mostraram que teríamos ainda mais benefícios expandindo o sistema para outras áreas. Atualmente, 20 setores estão utilizando a ferramenta, gerando economia de tempo, de impressão em papel e no transporte de documentos “, afirma Karine.
 

Desburocratizar e digitalizar os processos na educação brasileira

A Universidade conta com mais de seis mil alunos espalhados pelos cinco campi que oferecem cursos técnicos, de graduação, pós-graduação e extensão, nas modalidades presencial e EAD. A instituição também conquistou nota máxima em todos os conceitos de avaliação do MEC e já formou mais de 43 mil pessoas em seus 78 cursos de graduação.

Conforme explica Roger Schardong, gerente de operações na AVMB, assinar diplomas, certificados, e documentos em geral de forma 100% digital, possibilita a redução de custos e de tempo, dois fatores importantíssimos para a construção de uma educação mais eficiente no Brasil.
 

A legislação brasileira atual determina que todos os tipos de assinatura previstos na Lei Nº 14.063, que inclui as assinaturas digitais, são juridicamente válidos, contanto que cumpram alguns requisitos dentro dos três tipos de assinatura eletrônica oficiais: simples (exige registros de rastreabilidade), avançada (requer registros de rastreabilidade e metodologias de autenticação) e qualificada, a conhecida assinatura digital (além de registros de rastreabilidade, precisa de um Certificado Digital ICP-Brasil).

“Na maior parte dos documentos utilizamos a assinatura avançada, sem a necessidade de um certificado digital. No entanto, foi muito interessante no Asten o uso de assinatura qualificada para alguns documentos, que no modelo tradicional exigiriam reconhecimento de firma em cartório. O modelo digital de assinatura qualificada utiliza um certificado digital e tem a mesma validade jurídica do que o formato físico. É o que ocorre também com os Diplomas Digitais, que, em conformidade com a exigência do MEC, são assinados utilizando um certificado A3”, enfatiza Karine.

A UNISC utiliza o Asten Assinatura para assinar contratos de estágios obrigatórios e não obrigatórios do UNISC Carreiras, documentos que tramitam entre os alunos, a empresa responsável pelo estágio e a instituição de ensino. A economia de tempo e despesas pelo fim do envio dos papéis foi uma mudança importante, além de facilitar a gestão dos documentos e o acompanhamento do trâmite de assinaturas.

A funcionalidade de assinatura em lote do Asten Assinatura é bastante útil para casos como o da UNISC, em que uma mesma pessoa precisa assinar muitos documentos do mesmo tipo. Com a solução contratada, esse trâmite é concluído em um único processo, eliminando tarefas repetitivas. Na UNISC, o encaminhamento de documentos do mesmo tipo, com o mesmo trâmite, é feito dentro de um mesmo envelope, sem limitação de número de assinaturas ou de signatários.
 

Práticas ESG nas universidades e segurança das informações

Todos os anos, o lixo proveniente de papel ou papelão descartado chega a 4,7 milhões de toneladas no Brasil. Mesmo diante desse cenário, empresas, órgãos governamentais e instituições educacionais nem sempre priorizam a economia de papel e energia em suas práticas de ESG.
 

“É de conhecimento geral que as assinaturas físicas geram custos, deixam os processos morosos e geram resíduos de muitos materiais. Por isso, defendemos que a adoção de assinaturas contribui para a economia de recursos e para ampliar a eficiência, estabelecendo processos mais limpos nas instituições”, explica Schardong.

Além disso, o processo de assinatura eletrônica garante muito mais segurança, evita fraudes e falsificação de documentos.
 

“A segurança que um processo de assinatura de documentos digitais oferece é muito maior do que a segurança do processo físico, porque o controle das informações e trâmites é mais rigoroso. Isso torna a desburocratização da educação ainda mais confiável, evita fraudes e atribui mais confiança às universidades e instituições de ensino”, finaliza Roger Schardong.